Một file Excel 180 dòng được gửi kèm dòng chữ “nhờ báo giá giúp”. Mở ra, có cột ký hiệu linh kiện và cột giá trị, không có mã nhà sản xuất, không có số lượng mỗi bo, không nói cần bao nhiêu bo, không rõ bản vẽ đi kèm thuộc phiên bản nào. Người báo giá chỉ có thể trả lời bằng một danh sách câu hỏi. Tình huống giả định này cho thấy báo giá OEM hay PCBA bắt đầu từ hồ sơ, không phải từ một file.
Thiết kế OEM mới hay lắp ráp bo đã có
Hai yêu cầu này trông giống nhau nhưng cần hai bộ hồ sơ khác nhau. Lắp ráp PCBA cho bo đã thiết kế xong cần dữ liệu sản xuất: BOM, Gerber, tọa độ linh kiện, bản vẽ lắp và quy trình kiểm tra. Người báo giá cần hồ sơ khớp nhau, đồng thời cần biết bo dùng để làm gì và yêu cầu nghiệm thu, kiểm tra ra sao để chọn đúng cách lắp và cách thử.
Thiết kế OEM mới thì ngược lại: chưa có bo, nên thứ cần nhất là mô tả thiết bị phải làm gì, dùng ở đâu, kết nối với gì, phần mềm nhúng ai giữ và bảo trì. Nhầm lẫn giữa hai loại khiến báo giá đi theo hướng sai ngay từ đầu.
Mô tả yêu cầu chức năng và môi trường
Với OEM, hãy viết bằng ngôn ngữ vận hành: thiết bị nhận tín hiệu gì, xuất ra gì, nguồn cấp từ đâu, giao tiếp với hệ thống nào, có màn hình hay nút bấm không, ai cập nhật phần mềm về sau. Kèm theo là môi trường lắp đặt: trong tủ hay ngoài trời, dải nhiệt độ, bụi, độ ẩm, rung, và tuổi thọ mong đợi.
Với PCBA, môi trường vẫn đáng ghi, vì nó ảnh hưởng đến lựa chọn hoàn thiện bề mặt, phủ bảo vệ và cách đóng gói. Thiếu thông tin này, báo giá phải dựa trên giả định và sẽ phải sửa lại.
Các cột cần có trong BOM
Một BOM dùng được cho báo giá cần tối thiểu các cột sau, mỗi dòng là một linh kiện hoặc một nhóm linh kiện giống nhau:
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Reference | Ký hiệu trên sơ đồ (R1, C12, U3) |
| Manufacturer | Hãng sản xuất linh kiện |
| MPN | Mã linh kiện của hãng |
| Value / Package | Giá trị và kiểu chân |
| Qty per board | Số lượng trên một bo |
| Alternatives | Mã thay thế được chấp nhận, nếu có |
| DNP | Không lắp ở phiên bản này |
Nên để phần mềm thiết kế xuất BOM thay vì gõ tay. Chẳng hạn, tài liệu KiCad mô tả chức năng xuất BOM liệt kê các linh kiện trong thiết kế với các trường có thể cấu hình, nhóm linh kiện giống nhau, chọn định dạng đầu ra và tùy chọn loại trừ hoặc đánh dấu DNP (docs.kicad.org). Công cụ khác có chức năng tương đương; điểm chính là BOM phải sinh ra từ cùng bản thiết kế với Gerber.
Đồng bộ phiên bản giữa BOM, Gerber, tọa độ và bản vẽ
Nếu bốn tệp thuộc bốn phiên bản khác nhau, báo giá có thể sai và bo có thể lắp sai mà không ai nhận ra cho đến khi kiểm tra. Hãy đặt một mã phiên bản duy nhất, ghi vào tên tệp và vào trong từng tệp, kèm một ghi chú thay đổi ngắn cho biết sửa gì so với bản trước.
Khi phát hiện mâu thuẫn giữa các tệp, ví dụ BOM và tọa độ không khớp, nên dừng lại để làm rõ và đồng bộ với khách hàng trước khi báo giá chắc chắn hay sản xuất, thay vì tự chọn một tệp làm chuẩn. Khi gửi lại hồ sơ sau chỉnh sửa, gửi trọn bộ với mã phiên bản mới, không gửi lẻ một tệp.
Số lượng, thử nghiệm và các giả định của báo giá
Nêu số lượng theo từng giai đoạn: vài bo mẫu để kiểm tra thiết kế, lô nhỏ để chạy thử, rồi sản lượng dự kiến theo tháng hoặc quý. Số lượng khác nhau dẫn đến phương án mua linh kiện và dự phòng hao hụt khác nhau.
Với thử nghiệm, viết rõ yêu cầu: kiểm tra ngoại quan, kiểm tra chức năng theo quy trình do bên đặt hàng cung cấp, hay nạp phần mềm và kiểm tra trước khi giao. Tiêu chí nghiệm thu nên được thống nhất trước khi sản xuất, không phải khi nhận hàng.
Cuối cùng, một báo giá nghiêm túc luôn kèm giả định: linh kiện nào do bên nào cung cấp, mã thay thế được dùng khi nào, chi phí khuôn gá và lập trình thử nghiệm tính riêng hay gộp, tình trạng sẵn có của linh kiện tại thời điểm báo. Đọc kỹ phần giả định quan trọng hơn so sánh con số cuối.
Thông tin về thiết kế OEM và PCBA của EnterTech có tại OEM và PCBA. Khi hồ sơ đã sẵn sàng, có thể gửi yêu cầu báo giá theo BOM.